[Zapier] Envoyer une carte postale de bienvenue pour chaque nouveau prospect Hubspot - Blog - Seeuletter - Solutions d'envoi de courrier et de carte postale

[Zapier] Envoyer une carte postale de bienvenue pour chaque nouveau prospect Hubspot
Gautier   •   15 Octobre 2018

Introduction

Dans ce tutoriel nous allons mettre en place Zapier pour déclencher l'envoi d'une carte postale à un prospect directement depuis Hubspot CRM.
Effet WOW assuré !

Temps du tutoriel : 15 minutes
Difficulté : Simple

Vous utilisez Pipedrive ? Suivez plutôt ce tuto !

Que va-t-on faire ?

  1. Ajouter une propriété "Envoyer une carte postale ?" sur Hubspot pour chaque prospect.
  2. Filtrer les prospects Hubspot sur Zapier en fonction de cette propriété
  3. Envoyer une carte postale personnalisée à chacun des prospects passés par le filtre

Vous aurez ainsi la possiblité de contrôler pour chaque contact, si oui ou non Zapier doit déclencher l'envoi d'une carte postale.

C'est parti !

  1. Cliquez sur ce lien pour accéder à l'intégration Zapier <> Seeuletter.
  2. Connectez-vous à votre compte Zapier ou créez-en un. (C'est gratuit)
  3. Cliquez sur "Create this Zap"

Déclencheur (Trigger)

Par défaut Zapier vous propose d'utiliser les "triggers" Seeuletter, mais dans cet exemple, nous voulons que la carte postale s'envoie lorsqu'un nouveau prospect arrive dans notre Hubspot.

  1. Changez donc le trigger en cliquant sur Seeuletter dans la colonne à droite puis en recherchant "Hubspot CRM" dans la liste des applications disponibles sur Zapier.
  2. Sélectionnez un "trigger" Hubspot : "New Contact Property Change". Pourquoi pas "New Contact" ? Car nous allons ajouter une condition dans Zapier pour que l'envoi de la carte postale ne se déclenche que si la case "Envoyer une carte postale?" est cochée dans Hubspot pour ce contact. Cela vous laissera ainsi plus de contrôle.
  3. Il faut maintenant connecter votre compte Hubspot CRM à Zapier et cliquer sur "Connect an Account".
  4. Maintenant que Hubspot CRM peut communiquer avec Zapier, cliquez sur "Save + Continue"

Condition Hubspot CRM

Il vous faut maintenant choisir la variable du contact dans Hubspot qui autorise ou non l'envoi d'une carte pour un prospect.

  1. Ouvrez un nouvel onglet et accédez à votre compte Hubspot CRM. Cliquez en haut à droite sur l'icone des paramètres, puis à gauche dans la colonne "Propriétés" et enfin sur le bouton rouge "Créer une propriété"
  2. Donnez le libellé que vous souhaitez. Pour cet exemple, j'ai choisi : "Envoyer une carte postale ?"
  3. Le "nom interne" est automatiquement rempli en fonction du libellé.
  4. Modifiez le "Type de champ" pour "Une seule case à cocher"
  5. Et décochez "Afficher dans les formulaires"
  6. Validez en cliquant sur "Créer"

Afficher cette condition dans Hubspot

Pour que vous puissiez cocher ou non cette nouvelle option que vous venez de créer pour vos contacts, il faut l'afficher dans le formulaire de création du contact.

  1. Toujours dans les paramètres Hubspot, cliquez en haut de la liste sur "Contacts et entreprises"
  2. Et cliquez sur "Gérez" pour la ligne (2ème) "Définissez les propriétés qui s'affichent pour votre équipe lors de la création de contacts."
  3. Recherchez la propriété que vous venez de créer, cochez la case, puis Enregistez.
  4. (Facultatif) Vous pouvez aussi cliquer sur "Gérer" pour "Définissez les propriétés qui s'affichent sur les fiches d'informations d'un contact pour votre équipe." et afficher la nouvelle propriété sur la fiche de vos contacts.

Vous avez maintenant la possiblité de cocher ou non la case "Envoyer une carte postale ?" lors de la création d'un contact. Dès que vous cocherez la case sur la fiche d'un contact Hubspot, Zapier déclenchera l'envoi d'une carte postale avec Seeuletter !

De retour sur Zapier

  1. Retournez sur votre "Zap" Zapier, vous devez maintenant choisir une "Property Name". C'est ce que l'on vient de créer. Grâce au menu déroulant seélectionnez notre propriété "Envoyer une carte postale ?" (si elle n'apparait pas, cliquez sur "Refresh Fields" puis cliquez sur "Continue"
  2. Zapier va maintenant attendre que vous déclenchiez ce "trigger" du coté de Hubspot pour récupérer des données à tester. Vous pouvez donc soit créer un nouveau contact et lui attribuer la valeur Vrai/Yes/True pour la question "Envoyer une carte postale ?", ou laisser Zapier prendre des valeurs par défaut en cliquant sur le bouton bleu "Pull in Samples"
  3. Sélectionnez le contact trouvé et cliquez sur "Continue"
  4. Et voilà, vous avez paramétré la partie "Trigger" avec Hubspot CRM.

Condition

Nous allons à présent ajouter une condition pour ne déclencher l'envoi d'une carte postale que si la case "Envoyer une carte postale ?" est cochée dans Hubspot CRM.

  1. A gauche dans Zapier cliquez sur "+ Add a Step" et choisissez le "Filter"
  2. "Save + Continue"
  3. Grâce au 1er menu déroulant choissisez la propriété "Envoyer une carte postale ?"
  4. Avec le 2ème menu déroulant, choisissez tout en bas de la liste "(Boolean) Is true"
  5. "Test & Continue"
  6. Si les données récupérées par Zapier à l'étape précédente ont la propriété "Envoyer une carte postale ?" à Vrai alors tout est vert et vous pouvez continuer. Sinon sautez cette étape.

Nous avons maintenant le déclencheur (création d'un contact sur Hubspot avec une propriété "Envoyer une carte postale ?") et un filtre qui conditionne le passage à l'étape suivante uniquement si "Envoyer une carte postale ?" est à Vrai.
Passons à la mise en place de l'action : l'envoi d'une carte postale.

L'envoi de la carte

  1. Dans la colonne de gauche de Zapier cliquez sur "+ Add a Step" puis "Action/Search"
  2. Et cherchez dans la liste "Seeuletter"
  3. Dans la liste des actions, vous avez plusieurs choix dont "Send Postcard"
  4. Vous devez maintenant connecter votre compte Seeuletter à Zapier. Cliquez sur "Connect an Account"
  5. Vous devez entrer ici votre clé API Seeuletter. Vous pouvez la trouver en cliquant sur le lien dans la page qui s'ouvre ou ici, sur votre dashboard Seeuletter . Si vous n'avez pas de compte créez-en un (un email et un mot de passe suffisent)
  6. Deux clés sont à votre disposition. Une clé Test qui vous permet de générer des cartes postales sans qu'elles soient réellement envoyées (et donc sans que cela ne vous coûte quoique ce soit.) Et une clé Live qui déclenche vraiment l'envoi d'une carte.
  7. Pour ce tutoriel nous allons utiliser la clé Test. Une fois que tout sera paramétré, nous reviendrons à cette etape pour ajouter la clé Live.
  8. Copiez donc la clé API Test et collez là dans le champ prévu sur Zapier. Puis "Save + Continue"
  9. Il vous faut maintenant associer les variables recupérées de Hubspot aux champs Seeuletter.

L'adresse

  1. Dans les champs to il faut ajouter l'adresse de votre contact Hubspot. Il faut donc que l'adresse soit renseignée pour les contacts a qui vous souhaitez envoyer une carte sinon le "Zap" ne fonctionnera pas. Pour ajouter les champs de contact sur votre compte Hubspot, faites comme pour afficher la condition "Envoyer une carte postale ?" (Bloc "Afficher cette condition dans Hubspot" de cet article) et afficher les champs Adresse postale, Code Postale, Ville et Pays.
  2. Remplissez chacun des champs To Name, To Addresse Line 1... en cliquant sur le menu déroulant à droite du champ et en cherchant la variable correspondante chez Hubspot.

Voici un petit tableau pour vous aider à associer les données

Variables Seeuletter Variables Hubspot
To Name First Name et Last Name
To Addresse Line 1 Street Address
To Address Postal Code Postal Code
To Addresse City City
To Addresse Country Country

Le template de la carte postale

Les cartes postales envoyées par Seeuletter sont entièrement personnalisables. C'est même à vous d'écrire l'adresse du destinataire sur le verso de la carte postale dans le carré en bas à droite. Vous pouvez ainsi personnaliser la police, les couleurs, le fond, les images...

Pour vous aider vous trouverez des exemples de template ici
Pour cet exemple, nous allons utiliser le modèle de carte "Bienvenue".

  1. Accédez au modèle "Bienvenue - Foodi" puis cliquez sur le bouton bleu pour le dupliquer dans votre compte Seeuletter.
  2. Vous accédez à la liste des templates de votre compte. Si vous connaissez un petit peu HTML/CSS, vous pouvez modifier ces modèles (Vous avez besoin d'aide ? Contactez-nous !)
  3. Cliquez sur "Voir / Modifier" pour le template "Bienvenue - Recto" puis copiez l'identifiant API et collez le dans Zapier pour la variable "Source File - Front"
  4. Faites de même pour le template "Bienvenue - Verso" et la variable "Source File - Back" de Zapier.
  5. Pour "Source File Type - Front" et "Source File Type - Back" choisissez "template_id"

Nouveau : Pour encore plus de simplicité vous pouvez maintenant créer votre modèle sur PowerPoint et l'ajouter sur Seeuletter. Tutoriel: Créer un modèle de carte postale avec PowerPoint

Les variables

Si vous regardez votre modèles HTML vous verez des mots encadrés par des {{}}. Ce sont des variables qui sera remplacées par du texte lors de la création de la carte postale. Ainsi, chaque carte postale est personnalisée.

  1. Vous pouvez maintenant ajouter des variables qui seront intégrées dans le modèle de votre carte postale. Cela vous permet de personnaliser le contenu de la carte.
  2. Le modèle utilisé contient des variables au verso. Nous ajoutons donc sur Zapier prenom pour le 1er champ et First Name de Hubspot dans le 2ème. Il suffit de faire de même pour montant de réduction, un code_promo_bienvenue et une url_courte_bienvenue.

Le test

Vous pouvez maintenant cliquer sur "Continue". Zapier vous propose d'envoyer un test à Seeuletter. Testez !

Et Tadaaa ! Vous avez envoyé une carte postale de test grâce à Seeuletter.

Comme nous avons précédement utilisé la clé API Test cette carte ne sera pas réellement envoyée.

Si le paramétrage vous convient ainsi que le modèle de la carte vous pouvez changer la clé API Test pour la Live.

Attention : la clé API Live ne fonctionnera qu'une fois que vous aurez ajouté un moyen de paiement (CB ou SEPA).

Passer du test au live

Pour changer la clé Test en Live :

  1. Dans la colonne de gauche de Zapier cliquez sur "Seeuletter test account" puis sur "Connect an Account". Au lieu d'ajouter la clé Test, ajoutez celle de Live. Selectionnez ce compte "Seeuletter live account" puis cliquez sur "Save + Continue"
  2. Dans le menu à gauche, cliquez en bas sur "Test this Step" pour revenir au test. Et "Send a test to Seeuletter"
  3. Et TADAAA ! Vous avez envoyé une carte postale Live grâce à Seeuletter.
  4. Vous avez 15 minutes pour annuler cet envoi. Accédez à votre compte Seeuletter pour retrouver l'ensemble des cartes postales que vous avez créé. Vous pouvez les visualiser et les annuler.

Le résultat final

Déclencher l'envoi lors de la création d'un contact

Retournons sur Hubspot pour tester le rendu final.
Cliquez sur "Créer un contact". Remplissez les informations à propos de votre contact ainsi que l'adresse et choissisez "Oui" pour "Envoyez une carte postale ?".
Puis cliquez sur "Créer un contact" pour valider.

Ceci va déclencher l'action Zapier mise en place et envoyer une carte postale à votre contact grâce à Seeuletter !

Déclencher l'envoi pour un contact existant

Vous pouvez aussi déclencher l'envoi d'une carte postale depuis Hubspot pour un contact existant.
Accédez à un contact puis dans la colonne de gauche "A propos de XXXX" cliquez sur "Envoyez une carte postale ?" et choissisez "Oui". Puis enregistrez.

Vous pouvez à présent envoyer des cartes postales personnalisées pour souhaiter la bienvenue à chacun de vos nouveaux contacts.

Bien entendu, l'envoi automatisé ne se limite pas à ce seul cas d'utilisation, ni à Hubspot. Ecrivez-nous via Intercom si vous avez d'autres idées d'envois automatisés !

Besoin d'aide pour intégrer Hubspot, Zapier et Seeuletter ?