Créer une règle de transformation ou de découpe - Guide - Seeuletter - Solutions d'envoi de courrier et de carte postale
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Mis à jour le 22 Novembre 2018 à 08h59

Créer une règle de transformation ou de découpe

Lors d'un envoi groupé de document l'outil à besoin de savoir

  • Où se trouve l'adresse sur vos documents
  • Comment couper le document si celui-ci contient plusieurs courriers pour des destinataires différents
  • les options d'envois (affranchissement, couleur, recto-verso...)

Pour définir cela vous devez créer une règle de transformation (ou de découpe).

Vous pouvez créer plusieurs règles de transformation dans votre compte Seeuletter en fonction des différents types de document que vous souhaitez envoyer.

C'est parti !

Création

Cliquez sur ce lien pour ouvrir l'outil de création de règle de découpe.
Donnez un nom à votre règle par exemple "Modèle Facture" ou "Modèle Relance Impayés".

Choix du type de règle

Si, lors de vos envois, un PDF contient plusieurs courriers destinés à plusieurs destinataires, alors choissisez comme type de règle : "Rupture sur contenu trouvé"

Si au contraire, un PDF correspond à un destinataire choissisez comme type de règle : "Pas de rupture"

Ajout du document "type"

Vous devez maintenant ajouter un document "type", c'est à dire un modèle, que vous allez envoyer avec cette règle.

Une fois ce document affichez, il vous faudra sélectionner avec la souris la zone contenant l'adresse.

Si vous descendez plus bas sur la page vous pouvez remarquer que le texte contenu dans la zone que vous avez sélectionné apparait. Vous pouvez ainsi vérifier si l'adresse est correctement lue.
Si vous voulez modifier la zone d'adresse vous pouvez déplacer et agrandir/réduire la zone d'adresse en sélectionnant les coins blancs du bloc rouge.

Si chaque mot ou lettre de l'adresse s'affiche sur une ligne différente, vous pouvez cocher l'option "Fixer le bug des espaces" pour corriger cela. Si cela ne fonctionne pas, n'hésitez pas à nous contacter.

Cas "Rupture sur contenu trouvé"

Si vous avez séléctionné le type de règle "Rupture sur contenu trouvé", vous devez aussi sélectionner la zone qui sera surveillée pour la découpe du document ainsi que le mot qui doit être cherché dans cette zone.
Ainsi, dès que ce mot sera trouvé dans cette zone l'outil saura qu'il faudra découper le document, lire l'adresse sur cette page et le considérer comme un courrier différent pour un destinataire différent.

Comme pour la zone d'adresse sélectionnez avec votre souris une zone. Sur l'exemple suivant nous allons sélectionner la zone contenant l'objet du courrier.

Puis en dessous de la zone de vérification de l'adresse vous devez indiquer si le texte doit être cherché sur la première page du courrier ou la dernière.
Et enfin définir le texte en question. Pour cet exemple nous allons indiquer l'intégralité du contenu et donc cliquez sur le bouton "Copier le texte de la zone".

Pour rappel, dès que le texte indiqué sera détecté dans la zone de contenu sélectionnée alors l'outil découpera le document et considera qu'il s'agit d'un nouveau courrier pour un nouveau destinataire.

Options par défaut

Pour aller plus vite lors de vos envois groupés vous pouvez ajouter des options par défaut pour les envois effectués avec cette règle.
Cliquez sur ce bloc pour déplier les options.
Et choissisez vos options par défaut.

Puis sauvegardez la règle.

Vous êtes maintenant prêt à réaliser vos envois groupés.